La dématérialisation est une étape essentielle de la transformation numérique. Les entreprises bénéficient de la réduction de leur dépendance au papier et de l'utilisation de supports numériques pour partager des informations, prendre des notes, créer des factures et bien plus encore. L’OCR ou reconnaissance optique de caractères est une technologie clé qui aide tout le monde à numériser des documents.
La technologie OCR permet de convertir le contenu des images en texte, rendant le processus de numérisation plus facile et plus rapide. La combinaison de l’OCR et de l’intelligence artificielle automatise désormais le travail sans papier et automatise le processus de numérisation.
Qu'est-ce que la technologie OCR et comment fonctionne-t-elle ?
La reconnaissance optique des caractères convertit l'image texte en un format de texte lisible et modifiable. À l'aide d'un lecteur OCR, nous pouvons numériser un document, qui peut être un reçu, une facture, un rapport, etc., au format image. La technologie OCR présente des limites, par exemple qu'elle ne peut pas convertir le texte dans un format modifiable. Le contenu de l'image sera converti en données de texte brut.
Le processus de conversion OCR commence par l'acquisition d'image, où le scanner obtient une image et la convertit en données binaires. Le scanner classera les zones claires comme arrière-plan de l'image et les zones sombres comme texte.
Il nettoiera ensuite l'image et supprimera les éventuelles erreurs pour améliorer la lecture. Les techniques de nettoyage utilisées comprennent :
- Diskewing
- Dépoussiérage
- Enlèvement des cartons
- Reconnaissance de scripts
Ensuite, avec l'un des deux algorithmes applicables, Correspondance de motif, et Feature Matching, l'image obtiendra son avant-dernière forme et son contenu. La correspondance de modèles consiste à faire correspondre chaque caractère (appelé glyphe) avec les glyphes du magasin pour régénérer l'image dans sa version numérique.
Rôle de l'OCR dans la numérisation des documents
De nouvelles technologies et de nouveaux systèmes ont continué à émerger à mesure que nous progressons dans la transformation numérique. Plusieurs technologies sont nécessaires pour passer d’une époque où tout était imprimé sur papier à une époque où les opérations sans papier deviendront normales.
L'OCR est l'une des technologies qui peuvent éliminer le processus fastidieux de saisie manuelle et de numérisation des données. Voici comment les OCR aident accélérer le processus de numérisation des documents :
- Un correcteur orthographique intégré signalera toutes les erreurs et tous les doutes présents dans l'image avant de la convertir dans un format lisible. Différents programmes ont des systèmes de vérification orthographique et des bases de données différents ; choisissez celui qui peut faciliter une correction rapide des erreurs.
- Le programme OCR qui numérise le document papier effectuera une analyse complète.
- Il peut également vérifier l'orthographe de chaque phrase en utilisant les fonctionnalités de MS Word. Il ajoutera simultanément des termes scientifiques nouveaux et complexes à son dictionnaire pour plus de pertinence.
Ensuite, un programme OCR dispose d’un système intégré pour optimiser les données et informations multimédias. Cela peut améliorer la qualité en optimisant les médias avec une clarté et une visibilité plus élevées.
Généralement, dans un programme OCR, les images de lignes noires et blanches sont en mode artistique et elles sont enregistrées au format GIF et PNG. Cependant, les photographies en noir et blanc sont enregistrées au format GIF ou JPEG, et les photographies couleur sont enregistrées au format JPEG. Les entreprises doivent mettre en place l’infrastructure OCR pour bénéficier des avantages de cette technologie.
Avantages de l'OCR pour la numérisation de documents
Le processus OCR permet aux entreprises de numériser tous les documents liés à leurs opérations et services. Grâce aux documents numérisés, les entreprises peuvent bénéficier d’une sécurité, d’une accessibilité et d’une précision accrues.
Économise de l'espace
1 Mo de disque peut stocker 500 pages de texte imprimé. Là où les entreprises ont beaucoup de papier, imaginez l'espace qu'elles peuvent économiser en numérisant avec l'OCR.
Haute sécurité
Les documents papier sont accessibles à tous, mais les documents numérisés peuvent être protégés par un mot de passe. De plus, nous pouvons vérifier les fichiers journaux pour savoir qui a accédé à un document particulier.
Facilité d'accès
Les documents numérisés sont accessibles à tous, partout dans le monde. Les personnes ayant accès peuvent également rechercher les documents requis, car les documents numérisés sont stockés sur un serveur central.
Économies de coûts
Le coût du stockage, de la manipulation et de la préservation des documents physiques est plus élevé que celui de leur numérisation. Les versions numérisées des documents ne disparaîtront pas et ne pourriront pas. Cependant, les documents numériques peuvent être piratés ou sont sujets au cybervol, mais pour cela, nous disposons de mesures de sécurité adaptées.
Fusion de l'OCR, du Deep Learning et de l'IA dans la numérisation de documents
Lorsqu’il est intégré aux systèmes d’apprentissage profond, le processus OCR prendra encore plus d’ampleur. Les mécanismes d'apprentissage profond peuvent aider à extraire des données structurées et non structurées à partir d'images avec une efficacité et une précision accrues.
De plus, il peut automatiser le processus de numérisation, réduisant ainsi le potentiel d’erreur lié à la numérisation humaine de chaque document. Il existe des outils et des services d'apprentissage automatique que nous pouvons utiliser pour automatiser l'extraction de texte à grande vitesse et avec plusieurs mises en page.
Ces programmes OCR contiennent désormais des outils de reconnaissance d'images, qui accélèrent le processus d'identification et d'annotation des images.
Tout ce travail est réalisé via une solution unique, intégrée à la solution OCR, ou en tant que fonctionnalité intégrée.
Conclusion
Reconnaissance optique de caractères (OCR) fait de nouveaux progrès dans l'industrie, facilitant une transition facile de la documentation physique à la documentation numérique. Avec une grande variété d'outils disponibles, choisissez ceux qui possèdent toutes les caractéristiques et fonctions dont vous avez besoin pour numériser facilement vos documents.
Avec L'OCR de Shaip, activé avec les services de Machine Learning, vous recevrez des données de haute qualité provenant d'outils et de services intelligents. Nous convertissons les données texte dans un format lisible par machine et extrayons toutes les informations dont vous avez besoin pour un processus de transformation numérique fluide.
